8 июля по всей стране отмечается День семьи, любви и верности, а 2024 год объявлен Годом семьи в Российской Федерации. К этим двум событиям архивистами подготовлен мастер-класс «Семейный архив». Составление семейного архива – непростое, но увлекательное занятие. В первую очередь, нужно правильно структурировать и хранить накопившиеся за долгую жизнь каждой семьи или даже целых поколений документы, фотографии и другие носители информации. Все носители со временем ветшают, угасает текст на страницах, выцветают или вовсе приходят в негодность фотографии. Причин, по которым желательно вести семейный архив, много.
Архив – это:
- память поколений и отражение эпохи;
- первоначальная основа для дальнейшего генеалогического поиска;
- вклад в семейное наследство (например, редкая коллекция марок или монет двоюродного дедушки может представлять большую ценность);
- интересное повествование детям/внукам об истории семьи наглядно;
- право на получение социальных или иных льгот (например, подтвержденные сведения о репрессированном родственнике для получения льгот или документ, подтверждающий национальность по праву рождения, а соответственно, и переезд за границу);
- отсутствие проблем при необходимости подтвердить собственное образование, стаж, правильность написания ФИО, право на наследство;
- и прочее, прочее, прочее.
Нет готового решения, как структурировать имеющиеся носители информации. Основное правило – это внимательно оценить, что именно имеется в наличии. Предлагаемый подход основан на том, что разные группы источников информации имеют разные условия хранения и обращение к ним по мере необходимости различается.
Шаг 1. Соберите все имеющиеся у вас и у родственников материалы и отсортируйте их по пяти категориям:
- официальные документы (свидетельства о рождении и смерти, о браке и разводе, документы об образовании, о работе, о военной службе, дипломы и грамоты, партийные билеты, удостоверения, договоры и справки об имуществе, купле-продаже и т.д.) Подобные документы являются основой для генеалогического поиска или для получения льгот и прав;
- письма, дневники (это то, что в источниковедении называется источниками личного происхождения). Данные документы ценны тем, что в них виден образ автора, его впечатления и отношение к определенной эпохе и событиям в ней, они могут стать источником для выяснения обстоятельств, знаковых для семьи, информация о родственниках и друзьях). Сюда же можно отнести газетные/журнальные вырезки, свидетельствующие, например, о достижениях или наградах;
- фотографии. Часто единственный источник изображения дальних родственников, однако несущие богатую информативную часть о времени и месте, в котором были созданы;
- семейные раритеты. Ряд очень разнообразен: от орденов и семейного сервиза до коллекции самоваров и фамильных икон;
- кино-, фото-, видеопленки.
Шаг 2. Основное правило – не навредить в дальнейшем, поэтому требуется удалить из места хранения архива то, что может негативно повлиять на сохранность.
Например, флаконы от духов, чернильные ручки, подверженные ржавчине металлические изделия — им не место рядом с документами и фотографиями. Общее правило места хранения – это темное прохладное место, недоступное для детей и домашних животных, подальше от батарей и иных приборов отопления.
Оценка ценности материалов – очень индивидуальный процесс для каждой семьи. Немалое значение имеет то, что для вас и ваших детей в дальнейшем будет иметь информационную ценность, а что нет. Это очень тонкая грань и готового рецепта нет – каждый сам может определить, что является наиболее важным для истории семьи (бабушкина книга рецептов, описание воинских подвигов предков, или личные дневники и письма).
Шаг 3. Следует оценить состояние документов и фотографий (порванные страницы, разорванный переплет, угасающий текст, заломы на фото или «скручивание» фотобумаги).
Исходники в надлежащем состоянии следует хранить в соответствии с благоприятными для них условиями. Те же носители, которые подверглись течению времени или любому другому воздействию – следует отдать на реставрацию специалистам.
В современном мире появилась возможность оцифровки фотографий, документов и т.п. в том числе самостоятельно (телефон, сканер). Рекомендуется это сделать для создания электронной копии архива. Это поможет защитить источники от повреждения, потери или уничтожения. Для оцифровки можно использовать сканер, фотоаппарат или смартфон. Сохраняйте файлы в высоком разрешении (не менее 600 дпи) в формате PDF, TIFF или JPEG. Дайте файлам понятные названия, содержащие фамилию, имя, дату и тип документа.
Шаг 4. Соблюдение температурно-влажностного режима — основа сохранности документов.
Архивные документы на бумажных носителях хранятся при температуре +17-19 °C и влажности воздуха 50-55 %. Подобные условия соблюсти дома сложно, поэтому следует понимать, что именно и каким образом влияет на сохранность бумаги и по-максимуму этого избегать.
Основные «враги» сохранности бумаги:
- солнечный свет (ускоряет процесс старения, влечет выцветание чернил и изображений)
- влага/недостаток влаги (от избыточной влаги документы разбухают, плесневеют и т.п.; от недостатка влаги становятся хрупкими и рассыпаются);
- пыль (в пыльной среде возрастает риск появления вредных микроорганизмов и грибков, нарушается доступ воздуха);
- огонь (уничтожающий фактор).
Из этого следует:
- хранение в темном месте (не балкон, не чердак и не подвал – так как там трудно удерживать температуру и влажность в перманентном состоянии).
- держите документы в картонных/бумажных коробах или папках без металлических элементов (скрепок, скоб или расширителей)
- папки/короба должны плотно прилегать друг к другу, избегайте «воздушных карманов» между ними. При таком расположении в случае возгорания огонь распространяется значительно медленнее.
- избегайте хранения в пластиковых файлах или папках, так как со временем пластик неизбежно плавится, прилипает к бумаге и химически реагирует с чернилами.
- проводите влажную уборку мест хранения семейного архива не реже 2 раз в месяц с целью «обеспыливания» и дополнительного увлажнения воздуха.
СОВЕТ:
Если вы хотите повесить на видное место геральдическое свидетельство, письмо бабушки, отрывок из дневника, сделайте цветную цифровую копию, а оригинал уберите в архив.
Шаг 5. Правила хранения писем и дневников, газетных вырезок.
Все вышеперечисленные правила хранения бумажных документов относятся и к этой группе, разумеется. Но следует учитывать, что для подобных документов часто использовалась неплотная (более рыхлая) писчая бумага: школьные тетради, блокноты и т.п.
Все газеты и газетные вырезки следует хранить отдельно от других бумажных документов. Газетная бумага является очень кислой, быстро разлагается, и повреждает всё, с чем соприкасается.
Дополнительно следует добавить:
- письма, карты, газеты следует хранить в развернутом виде во избежание заломов и сгибов;
- хранение в твердых папках – вертикально, в мягких — горизонтально;
- желательно прокладывать листы калькой/лавсановой бумагой, упаковывать в отдельные бумажные конверты
- не ламинировать.
СОВЕТ:
Ценные мемуары, дневники и экземпляры книг можно хранить в коробке Соландера. Это ящик в форме книги, имеющий твёрдый переплёт и откидную крышку.
Шаг 6. Фотографии — это важная и ценная часть истории каждой семьи.
Конечно, многие уже давно перешли на цифровые носители или в социальные сети. Но очень приятно прикоснуться к отпечатанным фотографиям — какими бы старыми они ни были. Для их оптимального хранения нужно создать приемлемые условия для хранения:
- предпочтение при хранении следует отдавать бумажным фотоальбомам (конверты, папки);
- фотоальбомы с пластиковыми карманами и магнитными страницами не желательны, т.к. нет доступа воздуха к фотографиям;
- хранение фотоальбомов — в вертикальном виде;
- приклеивать фотографии к листам альбома не рекомендуется, следует использовать специальные клеящиеся уголки;
- не ламинировать;
- не применять канцелярский клей и клейкую ленту (скотч) в местах разрывов, не разглаживать утюгом и т.д. — реставрацию лучше доверить специалистам.
- фотоальбомы хранятся в закрытых шкафах и полках. Рекомендуется располагать их в один ряд в вертикальном положении корешками наружу.
- для альбомов форматом 30х40 см и более допускается горизонтальное хранение по 3-6 альбомов в стопе.
- альбомы должны устанавливаться в ряд и стопу без всякого усилия.
Шаг 7. Хранение семейных раритетов.
Информация не касается тех, кто является опытным коллекционером различных раритетов: дорогой посуды, ювелирных украшений или коллекции самоваров — об условиях хранения предметов специалистам известно почти все. Рассмотрим хранение для не специалистов вещей, часто встречающихся в семьях — это ордена, медали, нагрудные знаки.
- хранение в специальных контейнерах или коробках для защиты от механических повреждений и воздействия окружающей среды;
- удобство при просмотре имеет тоже большое значение, поэтому для предметов часто используются футляры и планшеты для наград с колодками, цангами или булавками или кляссеры для плоских орденов и медалей. Также есть универсальные боксы, рамки и другие виды упаковок.
- используемые контейнеры желательно заполнить «мягким» наполнителем: тканью, поролоном и т.п.
- хранение в темном месте.
- желательно каждый предмет (монета, медаль, орден, жетон, значок) помещать в индивидуальную упаковку.
- упакованные индивидуально предметы хранят вертикально.
Шаг 8. Хранение фото-, кино-, видеопленок.
Хорошо, если видеозаписи уже оцифрованы, и нет необходимости хранить старые кинопленки или видеокассеты, так как видеоплеер давно уже выброшен за ненадобностью. Пленочные материалы не вечны, желательно иметь оцифрованный архив записей, его стоит хранить сразу на нескольких носителях: флешки, внешний жёсткий диск, облачные сервисы. Но, если есть потребность в хранении пленочных материалов, следуйте этим рекомендациям:
- хранение желательно в заводской упаковке, которая в точности подходит по размерам и исключает попадание пыли, света, защищает от резких перепадов температуры
- при отсутствии таковой – сделать упаковку из кальки или бумаги для того, чтобы «обернуть» пленку, затем – пометить в футляр из картона, плотной чертежной бумаги или ватмана
- внутри упаковки пленка должна «сидеть» достаточно плотно — это поможет не допустить разрывов и других повреждений
- использование: рекомендуется просматривать пленку только на подходящей для этого технике — это позволит избежать возможных механических повреждений основы документа
- хранение футляров, катушек и т.п. в сухом прохладном месте вертикально, подальше от воздействия электромагнитных полей — электромоторов, трансформаторов, кабелей, цветных телевизоров.
- при длительном хранении ленты рекомендуется производить ее перемотку не реже одного раза в три года. Это снижает напряжение внутри рулона и позволяет своевременно исключить другие проблемы.
- рекомендуется проверять компакт-диски раз в 5 лет.
СОВЕТ:
Очень часто можно услышать рекомендации по хранению кинопленки в холодильнике или в морозильной камере, но спешим сказать, что такой способ хранения подходит только для новых и еще не использованных пленок.
Шаг 9. Важная составляющая семейного архива – его описание. Материалы, разложенные по контейнерам, альбомам, конвертам, нужно описать с целью составления общего каталога.
- официальные документы. При хранении официальных документов они разделяются по персоналиям. Информацию о родственниках (персоналиях) нужно формировать в форме «личного дела» — именной файл (папка, конверт) с биографией человека, сведениями о составе семьи, месте службы и работы, другими значимыми подробностями. В описи документов, относящихся к данной персоне, указывается вид документа, дата выдачи и выдавший орган. Опись документов прилагается к такому «личному делу».
- письма, дневники, газетные вырезки. В описи указывается вид документа, автор и дата. Датировка может устанавливаться по описываемым событиям. Например: «письма Иванова Ивана Ивановича из воинской части 535 на адрес матери Ивановой Пелагеи Петровны в Свердловскую область. 1956-1958 гг. 21 письмо, 43 листа.
- фотографии. Хранение в альбомах или конвертах упрощает описание: на страницах альбома или конверте нужно указать, кто изображен, время и место съемки, то есть ответить на вопросы: «что? кто? где? когда?» Надписи желательно делать не чернильной ручкой, а графитовым карандашом. Не желательно делать надписи на самой фотографии.
- надпись делается на обратной стороне фотографии черным графитовым карандашом со степенью твердости М-2М, при этом фотография находится на стекле, чтобы не продавить бумагу и не испортить изображение.
- семейные раритеты. Описание предметов также ведется в отдельном файле, указываются персоналии, вид наград, дата выдачи.
- кино, видео, фотопленки. Для удобства поиска необходимого исходника – надписи следует делать на коробке или конверте. В случае, если таких материалов много, следует составить бумажную опись и присвоить номера для сохраняемых исходников, на коробках же ставить только номера по описи. В описи указываются вид события, дата, место, автор.
Шаг 10. Постоянное пополнение архива
При переездах нередко документы выбрасываются, фотографии уничтожаются – следы жизни семьи исчезают. Эти потери безвозвратны. Каждый документ, а тем более фотография, – уникальны и, так или иначе, отражают жизнь человека, а значит – это свидетельства истории семьи в конкретный период времени.
В результате невнимательного отношения к собственным архивам теряются исторические ценности. Если в вашей семье не принято хранить архивы, то еще не поздно начать. Современные артефакты жизни будут очень ценны для будущих поколений. Пополняйте летопись своей семьи и получайте от этого удовольствие.
Несмотря на то, что многие процессы в современном мире проходят в электронной форме, что-то наиболее ценное лучше распечатать и сохранить. Вещественное ценится нами по-прежнему гораздо сильнее. Приятно взять открытки в руки, прочесть настоящее письмо, написанное от руки, полистать фотографии. Вес, тактильные ощущения, запахи – все это дополняет картину впечатлений и бережно складывается в памяти.
Храните ваши архивы надежно и красиво.
Юлия Рыжкова,
заместитель директора ГААОСО