Каждая архивная опись состоит из нескольких элементов: титульный лист, оглавление, список переименований (для организаций) список сокращенных слов, предисловие, опись дел постоянного хранения, лист-заверитель. Сегодня речь пойдет о предисловии к архивной описи.
Предисловие – это информация об истории фондообразователя и истории архивного фонда.
Если предисловие составлено квалифицированным сотрудником и в соответствии с Правилами 2007 г., то исследователь может узнать следующие данные:
об организации — фондообразователе:
- дату образования предприятия;
- дату переименования, реорганизации, ликвидации предприятия;
- ведомственную принадлежность;
- структуру и функции;
- названия организации-предшественника и правопреемника.
Пример:
Предисловие к описи №1 фонда Р-62 «Президиум Свердловской областной коллегии адвокатов»
о гражданине – фондообразователе (в случае передачи документов семьи – об архивном фонде рода, семьи)
- фамилию, имя, отчество (при наличии псевдоним и девичью фамилию),
- даты жизни;
- профессию, данные о служебной и общественной деятельности.
Стоит отметить, что для архивного фонда семьи, рода аналогичные сведения даются о каждом из родственников.
Пример:
Предисловие к описи № 1 фонда Р- 182 «Нина Георгиевна Медведева (1933 – 2009) – ответственный редактор книги «Память»
Сведения по истории архивного фонда будут одинаковыми как для фондов организаций, так и для фондов личного происхождения. Информация об истории фонда будет включать в себя:
- дату его поступления в архив;
- объем и крайние даты архивных документов;
- степень их сохранности; особенности формирования, описания и систематизации;
- информацию об изменениях в составе и объеме архивного фонда и их причинах;
- информацию о наличии архивных документов других организаций или лиц;
- информацию о составе научно-справочного аппарата к архивному фонду.
Для архивной коллекции указывается следующее:
- сведения о времени, условиях, причинах ее создания;
- информация о принципах формирования;
- сведения о местонахождении коллекции до поступления в архив;
- сведения о составителе.
Предисловие – это отличное подспорье для начинающих исследователей и студентов, которое содержит максимально полную информацию о фондообразователе и архивном фонде в целом.
Надеемся, что статья оказалась для вас полезной!
Анастасия Павлова,
главный археограф отдела НСА,
использования и публикации архивных документов ГААОСО