Использование архивных документов — применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
Основными формами использования документов архива являются:
- исполнение запросов граждан и организаций социально-правового и тематического характера;
- использование документов в средствах массовой информации;
- подготовка и проведение информационных мероприятий: выставок, конференций, круглых столов, уроков и др.;
- выдача документов для работы в читальном зале архива.
В Государственном архиве административных органов Свердловской области деятельностью по созданию и совершенствованию научно-справочного аппарата и использованию архивных документов занимается Отдел научно-справочного аппарата, использования и публикации архивных документов.
В 2009-2019 годы Отдел научно-справочного аппарата, использования и публикации архивных документов был разделен на два самостоятельных подразделения — Отдел научно-справочного аппарата и Отдел использования и публикации архивных документов. С 2019 года — объединенный отдел.
Работниками отдела проводится описание архивных документов, усовершенствование и переработка описей дел, организуются и проводятся выставочные и научно-практические мероприятия, направленные на информирование общества о документах по истории России, других государств, о памятных датах в российской и мировой истории.
Многие годы главными темами освящаемыми архивистами стали политические репрессии и Великая Отечественная война 1941-1945 гг.
Основной работой архива являлось исполнение социально-правовых запросов граждан, пострадавших от политических репрессий 1920-1950-х годов и их родных для дальнейшей их реабилитации и получения компенсации от государства, а также запросов в отношении участников Великой Отечественной войны.
Архивисты активно сотрудничают с представителями религиозных, музейных, образовательных, общественных организаций в целях сохранения исторической памяти и удовлетворении потребностей общества в ретроспективной информации.
Использование фондов ГААОСО имеет большое социальное значение.
На основе документов архивного фонда «Управление Федеральной службы безопасности Российской Федерации по Свердловской области» была создана База данных «Книга Памяти жертв политических репрессий Свердловской области (Картотека реабилитированных)» (база данных архивно-следственных дел фонда № Р-1 «Управление Федеральной службы безопасности Российской Федерации по Свердловской области») (далее — База данных) насчитывающая на июнь 2022 года 58896 записей в отношении арестованных в период с 1918 по 1991 годы жителях Среднего Урала.
База данных послужила основой для создания Книги памяти жертв политических репрессий Свердловской области на основании Постановления Правительства Свердловской области «Об увековечивании памяти жертв политических репрессий Свердловской области» от 10 ноября 1995 г. № 57-п.
За период с 1999 по 2014 годы издано 10 томов Книги памяти жертв политических репрессий Свердловской области от буквы А до буквы Я, в которые внесены имена тех, кто был арестован и осужден в 1920-1950-е, и впоследствии реабилитирован.
В соответствии с Постановлением ЦК КПСС от 17 января 1989 года «О подготовке и издании Всесоюзной Книги Памяти» при Свердловском областном военном комиссариате была начата работа по созданию Книги «Память» Свердловской области.
В книгу «Память» включены сведения о воинах-уральцах, погибших на фронтах Великой Отечественной войны 1941 — 1945 годов и при выполнении воинского долга на территории Северо-Кавказского региона Российской Федерации. За годы работы было опубликовано 19 томов книги, каждый из которых был подготовлен под чутким вниманием бессменного редактора и руководителя проекта Нины Георгиевны Медведевой.
Илья Демаков,
главный археограф отдела НСА,
использования и публикации архивных документов ГААОСО