ГААОСО. Ф.Р-7. Оп.1. Д.52. Л.7. или как разгадать архивный шифр

У каждого архивного дела есть свой архивный шифр – определенное обозначение, которое наносится на единицу хранения с целью присвоения ей уникального имени. Это необходимо для ведения учета архивных дел.

В этой статье мы подробно расскажем, из каких элементов состоит архивный шифр.

В качестве примера возьмем обозначение:
ГААОСО. Ф.Р-7. Оп.1. Д.52. Л.7.

Разделим архивный шифр на составляющие:

ГААОСО – сокращенное название архива (в данном случае Государственный архив административных органов Свердловской области), в котором находится представленный документ.

Ф.Р-7 – номер фонда, в котором хранится архивный документ.

Архивный фонд – это комплекс архивных документов отдельного человека, семьи, организации, ведомства и т.д. У каждого фонда в архиве свой номер.

Оп.1. – номер описи документов.

Опись – это перечень архивных дел с указанием их номера, заголовка, крайних дат и количества листов.

У фонда может быть несколько описей. Например, на документы на бумажном носителе и фотодокументы архивисты составляют разные описи. Это связано с учетом архивных документов.

Д.52. – номер дела.

Архивное дело – это комплекс документов, которые имеют общий заголовок, номер по описи и хранятся в отдельной папке либо прошиваются и формируются в виде книжки.

Л.7. — номер архивного документа.

Каждый лист в архивном деле имеет свой номер. Иногда, на архивном документе можно увидеть номер листа с буквой (чаще всего встречаются «а» и «б»). Например: 2а или 4б. Такие листы называют литерными. Литерный номер присваивается тем документам, которые изначально были пропущены. Также можно встретить написание 5об. Обозначение «об.» обозначает оборот документа.

Надеемся, что информация была для Вас полезной.

Анастасия Павлова,
главный архивист отдела комплектования

архивными документами ГКУСО «ГААОСО»

Поделиться ссылкой:

Просмотров сегодня - 1, всего - 2786
▲ Наверх